Budujesz landing page, zbierasz maile do newslettera, a może pozyskujesz leady B2B przez formularz kontaktowy? Każdy punkt styku, w którym użytkownik zostawia swoje dane osobowe (imię, e-mail, numer telefonu), wymaga spełnienia tzw. obowiązku informacyjnego RODO (art. 13 RODO).
Wiele firm popełnia błąd, wklejając pod formularzem wielostronicowe, puste formuły prawne, które odstraszają potencjalnych klientów i obniżają konwersję. Inni całkowicie ignorują ten obowiązek, narażając się na wysokie kary od PUODO.
Idealne rozwiązanie to tzw. warstwowy obowiązek informacyjny (Layered Privacy Notice) – zwięzła informacja pod samym formularzem oraz odnośnik do pełnej Polityki Prywatności umieszczony w stopce strony.
Jak poprawnie zabezpieczyć formularz leadowy? (Zasady)
Zanim wdrożysz poniższy wzór, upewnij się, że Twój landing page przestrzega trzech kluczowych zasad marketingowo-prawnych:
- Brak domyślnie zaznaczonych checkboxów: Zgoda marketingowa nie może być pre-zaznaczona (checkbox nie może być „ptaszkowany” domyślnie). Użytkownik musi kliknąć go sam.
- Separacja zgód: Zgoda na wysyłkę newslettera (e-mail) oraz zgoda na kontakt telefoniczny (SMS/telefon) powinny być osobnymi checkboxami, jeśli planujesz wykorzystywać oba kanały (wymóg wynikający z Prawa Komunikacji Elektronicznej / Prawa Telekomunikacyjnego).
- Zasada minimalizacji danych: Pytaj w formularzu tylko o to, co jest Ci absolutnie niezbędne (np. sam e-mail i imię przy pobieraniu e-booka). Demotywujesz użytkownika i naruszasz RODO, żądając adresu zamieszkania przy prostym leadzie.
Część 1: Krótka klauzula RODO pod formularz (Wklej bezpośrednio pod przyciskiem „Wyślij”)
Ta sekcja powinna znajdować się tuż pod przyciskiem wywołującym akcję (CTA) lub w formie checkboxa.
Wariant A: Formularz kontaktowy / zapytanie o ofertę
Klikając przycisk [Wyślij / Pobierz / Zamów], wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez [Nazwa Twojej Firmy] w celu obsługi Twojego zapytania. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do odpowiedzi. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Pełne informacje o przetwarzaniu danych znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.
Wariant B: Formularz z zapisem na Newsletter / E-book (Zgoda Marketingowa)
☐ Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych (m.in. e-booków, ofert, informacji o promocjach) na podany adres e-mail od [Nazwa Twojej Firmy]. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, klikając link rezygnacji w stopce każdego e-maila. Szczegóły przetwarzania danych znajdziesz w Polityce Prywatności.
Część 2: Wzór Polityki Prywatności dla Landing Page (Do podlinkowania w stopce)
Poniższy tekst umieść na osobnej podstronie (np. /polityka-prywatnosci) i podlinkuj w stopce swojego landing page’a.
POLITYKA PRYWATNOŚCI STRONY [NAZWA-STRONY.PL]
§ 1. INFORMACJE OGÓLNE
1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego / landing page’a działającego pod adresem: https://[adres-strony.pl] (zwanego dalej „Serwisem”).
2. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest [Nazwa Firmy Sp. z o.o. / Jan Kowalski prowadzący działalność pod nazwą…] z siedzibą w [Miasto, Kod Pocztowy, Ulica], NIP: [0000000000], REGON: [000000000] (zwany dalej „Administratorem”).
3. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: [kontakt@twoja-domena.pl] lub telefonicznie pod numerem: [+48 000 000 000].
4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD) – we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
5. Administrator dba o bezpieczeństwo przekazanych danych oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące je przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy modyfikacją.
§ 2. CELE, PODSTAWY PRAWNE I CZAS PRZETWARZANIA DANYCH
Dane zbierane za pośrednictwem Serwisu przetwarzane są w następujących celach:
1. Obsługa zapytań i obsługa klienta:
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – udzielenie odpowiedzi) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy).
– Okres przechowywania: do czasu zakończenia komunikacji lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. Wysyłka Newslettera oraz bezpłatnych materiałów cyfrowych (np. e-booków):
– W przypadku zwykłego newslettera: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda) w zw. z przepisami Prawa Komunikacji Elektronicznej.
– W przypadku pobrania materiału cyfrowego w zamian za podanie danych (lead magnet): art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy o dostarczenie treści cyfrowej).
– Okres przechowywania: do momentu wycofania zgody / rozwiązania umowy o dostarczanie treści cyfrowych (wypisania się z listy).
3. Realizacja zamówień, świadczenie usług i sprzedaż:
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawno-podatkowych).
– Okres przechowywania: przez okres niezbędny do realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (5 lat od końca roku podatkowego).
4. Prowadzenie analityki, statystyk oraz profilowania marketingowego:
– Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na pliki cookies).
– Okres przechowywania: zgodnie z czasem ważności plików cookies lub do czasu wycofania zgody / wniesienia skutecznego sprzeciwu.
§ 3. ODBIORCY DANYCH I PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
1. Dane Użytkowników mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, z którymi zawarto stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych. Należą do nich:
– dostawcy usług hostingowych, domenowych i serwerowych,
– dostawcy systemów do automatyzacji marketingu i wysyłki e-maili (np. MailerLite, ActiveCampaign, GetResponse),
– dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych (np. Google Analytics, Meta Pixel),
– podmioty świadczące usługi płatnicze, księgowe, prawne lub IT.
2. W związku z korzystaniem z narzędzi dostawców takich jak Google czy Meta, dane Użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do USA. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (Data Privacy Framework) lub na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską.
3. Dane nie będą sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach komercyjnych bez wyraźnej zgody Użytkownika.
§ 4. PRAWA UŻYTKOWNIKA I PROFILOWANIE
1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
– Prawo dostępu do treści swoich danych oraz sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych danych.
– Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia ich przetwarzania.
– Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).
– Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
– Prawo do przenoszenia danych.
– Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
2. Administrator może wykorzystywać profilowanie do celów marketingowych (np. kierowanie spersonalizowanych reklam). Profilowanie to nie wywołuje wobec Użytkownika żadnych skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobny, istotny sposób (brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji).
§ 5. PLIKI COOKIES I NARZĘDZIA ANALITYCZNE
1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), czyli małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika.
2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
– zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i bezpieczeństwa Serwisu (cookies niezbędne),
– analizy ruchu i statystyk strony (np. Google Analytics),
– prowadzenia działań remarketingowych i spersonalizowanych reklam (np. Meta Pixel / Google Ads).
3. Instalacja nie-niezbędnych plików cookies odbywa się wyłącznie za uprzednią zgodą Użytkownika. Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać swoje preferencje dotyczące plików cookies z poziomu baneru zgód opublikowanego w Serwisie lub zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej.
§ 6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem opublikowania w Serwisie.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub technologii działania Serwisu.
3. Niniejszy wzór Polityki Prywatności został udostępniony bezpłatnie przez agencję emerald media sp. z o.o. – z dokumentu można korzystać bezpłatnie pod warunkiem zachowania niniejszej informacji wraz z aktywnym odnośnikiem do strony autora.
